一、复印与扫描的定义
1、复印件是指通过复印机复制素材的文档，是一种光电成像技术，即将原本的纸质文件内的图像、文字、表格等内容通过复印机上的感光鼓，经过激光扫描成像，再经过抹色、加热、定影等一系列处理，输出到一张白纸上的过程。
2、扫描件是指使用扫描仪对原纸（或其他物体）上的信息进行扫描获取，形成一张或多张图像的一种技术手段。扫描是一种数字化的过程，通过扫描仪对纸张的颜色、亮度等信息进行读取，生成数字化的图片或文件。
二、复印件与扫描件的制作成本
1、复印件制作成本较低，一般只需要单张纸和耗材（碳粉、碳带等），耗材成本廉价。另外，复印机可重复使用，不需要大量投入成本购置；
2、扫描件制作成本相对较高，需要一定的设备投入，如扫描仪和电脑等设备。同时，扫描件在处理后需要保存到电脑或其他存储设备中，另外还需要考虑存储设备的成本，这些成本均相对较高。
三、复印件和扫描件的保存方式
1、复印件保存较为简单，可以直接保存在档案室或者其他方便取用的地方。但复印件质量不如扫描件，如果需要重复使用，可能需要反复复印导致降低文件质量；
2、扫描件在质量上要好于复印件，可以保存为高清数字文件，方便长期保存。同时，扫描文件便于在不同设备之间共享和传递，也便于远程管理和统一管理。
四、复印件和扫描件的适用场景
1、复印件的适用场景相对较为有限，主要用于简单图文的复制和打印。例如，文件的草稿、通知、简单的信息等；
2、扫描件的适用场景相对较为广泛。例如，特殊的图文文档，如艺术作品、合同、签字文件等；扫描件还可以作为一种电子文档的形式，方便管理和传递。
五、总结
总体来看，复印件和扫描件都有各自的优缺点和适用场景，需要根据实际情况选择使用。复印件为低成本、易处理，但质量和保存方式较为差；扫描件质量较好，保存方式灵活，但成本较高且不适用于涉及高保密性的文件。因此，在选择使用哪种类型的文件时，需要根据具体需求来选择，以达到更好的效果。
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